taken vrijwilligers S.V. T.O.B., afdeling tennis

Onderstaand staan de voorlopige beschrijvingen van de vrijwilligerstaken vermeld.

De definitieve versie hier van wordt binnenkort gepubliceerd. 

 vrijwilligerAA

Vrijwilligers houden onze vereniging draaiende. Het is erg belangrijk om een enthousiaste groep vrijwilligers te verkrijgen en te beghouden. 

Ieder senior lid van onze vereniging kan een vrijwilligerstaak op zich nemen. Dit is niet verplicht, maar wel wenselijk. Als bestuur doen we onze uiterste best om voldoende vrijwilligers het hebben.

Toch blijft het ieder seizoen weer een hele klus om voldoende leden voor vrijwilligerstaken bij de club te betrekken. Ieder lid van de vereniging heeft een voorkeur voor bepaalde vrijwilligerstaken en is vaak alleen op bepaalde dagen en data beschikbaar. Als vereniging proberen we daar zoveel mogelijk rekening mee te houden.

De gemeente Amsterdam vindt het belangrijk dat de vrijwilligers, mantelzorgers en maatschappelijke stagiairs in de stad goed verzekerd zijn.

Om ervoor te zorgen dat dit goed geregeld is, is per 1 juni 2009 de Amsterdamse Vrijwilligers Verzekering (AVV) afgesloten. Dit is een aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering voor alle vrijwilligers, mantelzorgers, maatschappelijke stagiairs en mensen die in het kader van "tegenprestatie" vrijwilligerswerk doen in de gemeente Amsterdam.
De kosten voor deze verzekering worden betaald door de gemeente Amsterdam. Lees hier de volledige informatie over deze verzekering!

Hier onder staat een concept, dat nog niet is vastgesteld. (de pagina nummervermelding staan in het origineel conceptformulier vermeld)

VRIJWILLIGERSTAKEN

S.V. T.O.B., afdeling tennis

Inhoudsopgave                                                                           

A.  Algemeen technisch onderhoud

B.  Bardienst TOBSPIN

B.1 Barcommissie

B.2 Bardienst vrijwilligers

C. Communicatie / informatievoorziening

C.1 Redactie digitale nieuwsbrief

C.2 Redactie website www.tobtennis.nl

C.3 Redactie informatiegids

G.  Groenvoorziening

H.  Huishoudelijke zaken

J.  Jeugdbegeleiding

L.  Ledenwerving en ledenbehoud

O.  Organisatie, bestuur en opvang nieuwe leden

O.1 Bestuur

O.2 Ledenadministratie

O.3 Afhandeling baromzet

O.4 AED beheer en organiseren AED trainingen

O.5 Beheer sleutels

S.  Sponsorwerving

T.  Toernooi-activiteiten

W.  Wedstrijd-technische commissie

Inleiding

Dit document heeft tot doel de vrijwilligerstaken bij S.V. T.O.B., afdeling tennis in kaart te brengen.

Aanleiding is, dat ieder senior lid van de vereniging een vrijwilligerstaak op zich zou kunnen nemen. 

De vrijwilligerstaken zijn hieronder ingedeeld in soorten en worden gekenmerkt met een letter. De ledenadministratie houdt door middel van de letter bij, welke vrijwilligerstaak het betrokken lid zal nakomen.

In principe is de keuze van de vrijwilligerstaak vrij aan de leden, echter binnen een aantal hieronder aangegeven beperkingen. De keuze geldt voor een verenigingsjaar en wordt in een volgend verenigingsjaar stilzwijgend gecontinueerd, tenzij het lid dan wel de vereniging een andere keuze voor aanvang van het volgend verenigingsjaar aan de ledenadministratie kenbaar maakt.

·      Om de keuze van een vrijwilligerstaak voor een lid inzichtelijk te maken, worden in aangehecht document de taken beschreven volgens een vast formaat met o.a. de aard en de te verwachten tijd die de taak met zich meebrengt.

·      Om de keuze van vrijwilligerstaken voor het bestuur beheersbaar te houden, wordt er per taaksoort een maximum aantal vrijwilligers aangegeven.

·      Het accepteren of weigeren van een door een lid gekozen vrijwilligerstaak ligt bij het bestuur, waarbij criteria o.a. zijn:

o   het bereiken van de maximum bezetting

o   bewezen (wan-)gedrag betreffende de vervulling in (maximaal) de afgelopen 3 jaar

Dit document heeft als doel om actuele informatie te verstrekken. Het zal daarom aangepast worden indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van dit document ligt bij het bestuur van de vereniging, penvoerder is de secretaris.

 Taken (under construction)

A.   Algemeen technisch onderhoud

Doelstelling:

Zorgdragen dat het technisch onderhoud van de tennisbanen en het clubhuisgoed op orde is. Waar nodig reparaties verrichten en zorgen voor verfraaiing zodat de tennisbanen en het clubhuis aantrekkelijk zijn en blijven voor onze (toekomstige) leden.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

De commissie van algemeen technisch onderhoud is samengesteld volgens:

·      voorzitter

·      commissieleden voor onderhoud tennisbanen

·      commissieleden voor onderhoud clubhuis

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat voor de uitvoering van de taken de vrijwilligers op gezette tijden worden opgeroepen. De voorzitter van de commissie rapporteert aan de vicevoorzitter van het bestuur

Taken gedurende het hele seizoen.

·      1 keer per twee weken worden de tennisbanen onderhouden. Tijdens de competitie en/of een toernooi zal dit vaker uitgevoerd worden.

·      Vrijwilligers maken deel uit van de “baanploeg”; en worden opgeroepen bij toerbeurt, afhankelijk van de beschikbaarheid en animo minimaal eenmaal per kwartaal

·      Klussen, reparaties en dergelijke.

·      Schilderen van het clubhuis en onderhoud van het park. 

Incidentele taken:

·      1 á 2  keer per jaar vindt er groot onderhoud plaats aan al onze tennisbanen door de gemeente. Dit groot onderhoud vereist enige begeleiding/assistentie van vrijwilligers.

·      Aanschaf nieuw materiaal.

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 20

 

B.     Bardienst TOBSPIN

Doelstelling:

Zorg dragen dat alles goed verloopt bij bardiensten tijdens de competitie, toernooien en dagen door de week.

B.1    Barcommissie

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

De barcommissie wordt vertegenwoordigd door:

·      de voorzitter

·      commissieleden

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat voor de uitvoering van de taken de vrijwilligers worden aangewezen en opgeroepen. Dit gebeurt door het in overleg met de vrijwilligers opstellen van een bardienstlijst. De voorzitter van de commissie is direct vertegenwoordigd in het bestuur.

Taken barcommissieleden

·      Opstellen roosters bardienst NOTK (regulier, voor competitie/toernooien, clubfeesten etc.)

·      Inkoop, voorraadbeheer, controle op leveringen

·      Mutaties in het assortiment vaststellen

·      Mutaties in verkoop prijzen vaststellen

·      Inspectie op bederfelijke waren

·      Inspectie op correcte werking van alle apparatuur in bar, keuken, voorraadruimte

·      Naleving hygiënische regelgeving

·      Afvalcontainer laten ledigen

·      Handdoeken wassen, closetpapier aanvullen

·      Voorstel formuleren voor vervanging / aanschaf nieuwe apparatuur

·      Voorstel formuleren voor nieuwe contracten met toeleveranciers

·      Actualiseren van de bardienstregels

·      Rapporteren over wangedrag/taakweigering van vrijwilligers

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor de barcommissie: 5

B.2    Bardienst vrijwilligers

Taken bardienstvrijwilligers gedurende het hele seizoen.

·      Het uitvoeren van een aantal bardiensten volgens rooster

·      Aanwezigheid en verantwoordelijkheid dragen achter de bar

·      Bereiding/verkoop/afrekenen van consumpties

·      Zorgen voor een prettige ambiance (muziek/TV) in het clubhuis

·      Afwas: bestek, kopjes, borden, keukengerei

·      Bijvullen bier, limonade enz.

·      Kas opmaken,NOTK geld op de daartoe vastgestelde wijze afdragen

·      Naleving hygiënische regelgeving

·      Controle op ordelijkgedrag in-en om het clubhuis

·      Openen en afsluiten van clubhuis, terrasverwarming, diverse apparatuur

Extra taken bardienstvrijwilligers bij een “Clusterdienst”: tijdens de competitie en tijdens grote toernooien.

·      Friet, bittergarnituur, tosti’s etc. uit de vriezer halen

·      Jus en satésaus maken NOTK

·      Lege flessen in glasbak

·      Voorraadruimte opruimen

·      Papier in de container gooien

Eisen waaraan de bardienstvrijwilliger moet voldoen:

·      Het volgen van de website-training en het behalen van het certificaat “Instructie verantwoord alcohol schenken” –IVA–van NOC-NSF.

·      Kennis hebben van: “Bestuursreglement alcoholverstrekking in het clubhuis “TOBSPIN”

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor de bardienst: Ongelimiteerd 

 

C.     Communicatie / informatievoorziening

C.1    Redactie digitale nieuwsbrief

Doelstelling:

12 maal per jaar de digitale nieuwsbrief samenstellen op basis van actualiteit en aangeleverde kopij.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

·      Redacteur

De redacteur rapporteert aan de secretaris van het bestuur

Taken:

·      Vormgeving van de digitale nieuwsbrief op basis van actuele wetenswaardigheden en aangeleverde kopij.

·      Verzorgen van de lay-out

·      Verzorgen van illustraties

·      Planning van de verschijningsdata

·      Verzending (op basis van de e-mail distributielijst van de ledenadministratie)

Eisen:

·      Goede kennis van de Nederlandse taal en spelling

·      Goede kennis van MS-Worden andere grafische tools op personal computers

·       

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 2 

C.2    Redactie website: www.tobtennis.nl

Doelstelling:

Snelle en correctie informatievoorziening over de vereniging aan leden en belangstellenden in een aantrekkelijke vorm

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

·      Moderator website

De moderator rapporteert aan de secretaris van het bestuur

Taken:

·      Indeling en vormgeving van de website beheren

·      Actueel houden en controle van de berichtgeving

·      Toegangsautorisatie tot afgeschermde delen van de website beheren

O . Ervoor zorgen, dat de diverse geautoriseerde (bestuurs-)leden hun bijdrages op hun gedeelte van de website actueel, consistent en correct houden

·      Uniforme “Look-and-feel”, consistente links(beheer)

·      Gebruik van een actueel platform

·      Contract opstellen / verlengen met internet service provider

Eisen:

·      Goede kennis van de Nederlandse taal en spelling

·      Goede kennis van diverse tools op personal computers

·      Goede kennis van een CMS (content management systeem) of ander de facto industrie standaard platform voor de opzet van een website

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 2 

C.3    Redactie informatiegids

Doelstelling:

Tweemaal per jaar de informatiegids actualiseren op basis van aangeleverde kopij.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

·      Redacteur

De redactie van de informatiegids wordt in het bestuur vertegenwoordigd door de secretaris.

Taken:

·      Vormgeving op basis van aangeleverde kopij

·      Verzorgen van lay-out

·      Verzorgen van illustraties

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 1

 

G.     Groenvoorziening (ism gemeente Amsterdam)

Doelstelling:

Zorgdragen dat het sportpark een goede en nette uitstraling heeft.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

De commissie groenvoorziening is samengesteld volgens:

·      voorzitter

·      commissieleden

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat voor de uitvoering van de taken de vrijwilligers worden opgeroepen. Zij vormen de “groenploeg”. De voorzitter van de commissie rapporteert aan de vicevoorzitter van het bestuur

Taken van de “groenploeg” gedurende het hele seizoen:

·      De ruimtes rondom de tennisbanen 4 maal per jaar schoonmaken en vuil afvoeren.

·      Schoffelen van de borders/plantvakken wanneer nodig. Dit op aangeven van het coördinerend commissielid.

·      Snoeien van de beplanting in de aanwezige plantvakken

·      Het op orde houden van de gewenste beplanting

·      Waar nodig nieuwe beplanting plaatsen

·      Regelmatig vegen van de bestrating.

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 12

 

H.     Huishoudelijke zaken

Doelstelling:

Zorg dragen dat het clubhuis er netjes en schoon uitziet.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

Huishoudelijke zaken worden aangestuurd door de voorzitter van de barcommissie. Het “regulier” schoonmaken van het clubhuis wordt door middel van een vrijwilligerslijst geregeld. De voorzitter van de barcommissie is direct vertegenwoordigd in het bestuur??

Incidentele taken gedurende het gehele seizoen:

·      12?? keer per jaar bar schoonmaken (glaswerk, koelkasten ook die in de keuken)

·      Opruimen clubhuis en afvoeren defect / overbodig materiaal

·      Aankledingclubhuis verzorgen/aanvullen

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 15

  

J.      Jeugdbegeleiding

Doelstelling:

Het samenstellen en uitvoeren van een zo aantrekkelijk mogelijk pakket van activiteiten voor de recreatieve jeugdleden.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

De jeugdcommissie is samengesteld volgens:

·      voorzitter

·      commissieleden

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. De voorzitter van de jeugdcommissie is direct vertegenwoordigd in het bestuur

Taken.

·      Opvang en begeleiding van de jeugd.

·      Overleg met trainer(s) i.v.m. activiteiten.

·      Onderhouden activiteiten en ontwikkelen nieuwe activiteiten.

·      Organisatie van toernooien, competitie, tennisinstuif.

·      Organiseren van specifieke jeugdactiviteiten zoals sinterklaasfeest, etc.

·      Voorlichting en informatie aan ouders over jeugdactiviteiten.

·      Kopij maken voor digitale nieuwsbrief en actualiseren van de informatie in het gedeelte van de jeugdcommissie op de website

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 6 (bij voorkeur ook ouders van jeugdleden)

   

L.      Ledenwerving en ledenbehoud

Doelstelling:

Sturend optreden zodat het ledenaantal van de vereniging in de gewenste harmonie is met de omvang van de beschikbare faciliteiten (aantal tennisbanen) enerzijds en in harmonie is met de gewenste leeftijdsopbouw /speelsterkte verdeling van de leden anderzijds.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

De commissie ledenwerving en ledenbehoud is samengesteld volgens:

·      voorzitter

·      commissieleden

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. De voorzitter van de commissie ledenwerving en ledenbehoud is direct vertegenwoordigd in het bestuur

Taken.

·      Ledenwerving:

O Vaste voorjaarsactie met aantrekkelijke folder waarin een aantal maanden lidmaatschap met een aantal proeftennislessen tegen een aantrekkelijk prijs wordt aangeboden.

O Deze folder wordt in wijken rondom tennisbaan bezorgd en op facebook gezet en overige zaken.

O Tijdens de actieperiode in contact blijven met de mogelijk nieuwe leden om ervoor te zorgen dat zij makkelijk aansluiting kunnen vinden d.m.v. aansluiten bij een app groep, NOTK.

O Tevens zal er in de actieperiode een kennismakingsavond voor deze mensen worden georganiseerd waarin wij ons als club voorstellen en waarin zij elkaar onderling kunnen ontmoeten. (Is al eens gedaan)

O Voorstellen formuleren aan het bestuur voor ledenwervingsacties binnen een bepaald tijdsbestek.

O De goedgekeurde wervingsacties uitvoeren.

·      Ledenbehoud:

O Zorgen voor een goede sfeer waarin iedereen zich prettig voelt en makkelijk met elkaar in contact kan komen!

O Door middel van een activiteitencommissie leuke toernooien organiseren(b.v. oktoberfeest avond en kerstmiddag toernooi).

O Voorstellen formuleren om de aantrekkelijkheid van de vereniging voor leden te stimuleren (sportief, recreatief en sociaal).De goedgekeurde voorstellen tot ledenbehoud (laten) uitvoeren.

·      Algemeen:

O Verantwoordelijkheid dragen voor de “public relations” van de vereniging.

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 6

 

O.     Organisatie, bestuur en opvang nieuwe leden

O.1   Bestuur

Algemeen:

De doelstelling, vertegenwoordiging, bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging

Alle bestuurstaken worden uitgevoerd op basis van vrijwilligheid.

Ter wille van het inzicht in diverse vrijwilligerstaken wordt hieronder een samenvatting gegeven van de verschillende functies binnen het “dagelijks bestuur” (voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester)

Functie Voorzitter

De voorzitter is onder meer belast met de algemene leiding, het er op toezien dat de bestuursleden de hun bij het huishoudelijk reglement opgelegde werkzaamheden naar behoren verrichten en met het leiden van vergaderingen.

Functie Secretaris

De secretaris is onder meer belast met:

O Het bijhouden van de notulen van de vergaderingen.

O Het uitschrijven en aankondigen van alle door het bestuur bijeengeroepen ledenvergaderingen en bijeenkomsten.

O Het voeren van correspondentie en het bijhouden van kopie van alle door hem verzonden brieven en het bewaren van die kopie en van alle door hem ontvangen brieven, alles voor zover dit niet behoort tot de werkzaamheden van een ander bestuurslid.

O Het opstellen van een jaarverslag.

Functie Penningmeester

De penningmeester is onder meer belast met:

O Het beheer van de gelden.

O Het voeren van correspondentie over financiële zaken.

O Het bijhouden van kopie van alle door hem verzonden brieven en van origineel of kopie van alle door hem ontvangen brieven en bescheiden, voor zover dit niet tot de werkkring van een ander bestuurslid behoort.

O Het bijhouden van de lijst van de leden. 

O Het jaarlijks indienen van een begroting van baten en lasten en het opstellen van een financieel jaarverslag.

O Het voeren van de boekhouding.

O De inning van aan de vereniging toekomende gelden.

O.2   Ledenadministratie

Doelstelling:

De doelstelling van de ledenadministratie is:

·      Een volledige administratie bijhouden van bij de vereniging aangesloten leden en donateurs

·      Het innen van contributiegelden van leden en donaties van donateurs

·      Het ondersteunen van de penningmeester bij het uitvoeren van taken welke een relatie hebben met de administratie van leden en donateurs

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

De ledenadministratie wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de penningmeester. De penningmeester representeert de ledenadministratie in het bestuur.

Taken gedurende het gehele seizoen.

·      Het bijhouden van een ledenbestand in excell, sportlink en mijn KNLTB  met o.a. NAW gegevens, KNLTB-lidnr, speelsterkte, e-mail adres, vrijwilligerstaak, soort lid (jeugd/junior/senior/ere)

·      Het bijhouden van de bij-en afschrijvingen via een apart bankrekeningnummer ten behoeve van de ledenadministratie

·      Het berekenen en innen van contributiegelden en, indien van toepassing, inclusief solidariteits-bijdrage,van de leden (Dit moet nog worden besproken)

·      Het innen van donaties van donateurs

·      Het uitsturen van betalingsherinneringen in samenwerking met administratie

·      Het signaleren naar de penningmeester van niet inbare contributies en/of solidariteitsbijdrages NOTK

·      Het opstellen en aanpassen van het aanmeldformulier

·      Het behandelen van nieuwe aanmeldingen van leden

·      Gedurende periodes met (flyer-)acties informatie uitwisseling met de trainer(s)

·      Het doorgeven van de keuze van de vrijwilligerstaak aan de leider van de betrokken vrijwilligerstaak in geval van:

O Nieuwe leden

O Leden die van junior senior worden

O Leden die van vrijwilligerstaak muteren

·      (E-mail-)correspondentie voeren betreffende informatievoorziening aan potentieel nieuwe leden

·      Het behandelen van opzeggingen

·      Parksleutelbeheer: Het uitgeven van parksleutels aan (nieuwe) leden en het administreren van het statiegeld (borg parksleutel).  Het terugnemen van parksleutels (bij opzeggingen) en het retourneren van geïnde borg parksleutel NOTK Dit moet nog besproken worden

·      Administratievoeren met de KNLTB betreffende de bij de vereniging aangesloten leden

·      Correspondentie voeren met de gemeente Amsterdam betreffende (jeugd-) sportsubsidies

·      Het doen toekomen van KNLTB ledenpasjes aan de betrokken leden

·      Het opstellen van een ledenlijst ten behoeve van de bestuursleden

·      Het opstellen van een e-mail verzendlijst ten behoeve van de digitale nieuwsbrief

·      Het opstellen van een jaaroverzicht met statistieken betreffende ledenaantallen en mutaties ten behoeve van de financiële jaarrapportage aan de ALV

Incidentele taken.

·      Het bijhouden van (automatische) updates in het gebruikte MS-Office systeem

·      Het updaten van de lidmaatschapsinformatie in de bestanden bij de KNLTB

·      Het definiëren van enige statistiek ten behoeve van jaarlijkse overzichten

Benodigde kennis bij de vrijwilligers

·      Kennis van Microsoft Access, Microsoft Excel en Microsoft Word

·      Kennis van het voeren van e-mail correspondentie

·      Kennis van financiële administratie bij banken voor contributie inning

·      Gedegen kennis van de opzet van relationele database management systemen (met MS-Access)

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak:

·      Bij een ledenaantal tot 300:

2 vrijwilligers (1 vrijwilliger voor de invulling van de reguliere en incidentele taken en 1 vrijwilliger die op de hoogte is van de reguliere taken en die kan invallen in geval van afwezigheid) 

O.3   Afhandeling baromzet ( Is dit soms nog nodig???)

Doelstelling:

De doelstelling van de afhandeling van de baromzet is:

·      Zorgdragen dat alle contanten uit baromzet ordelijk worden afgewikkeld? ALLEEN PINNEN!

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

De afhandeling baromzet wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de penningmeester.

Taken gedurende het gehele seizoen.

·      Het innen van de baromzet via de bardienstvrijwilligers

·      Het storten van de contante gelden bij de bank

·      Het erop toezien dat er voldoende wisselgeld voorhanden is

·      Het doen van kleine contante betalingen

·      Het maandelijks bijhouden van een financiële administratie van de mutaties en het doorgeven hiervan aan de penningmeester en aan de voorzitter van de barcommissie.

Incidentele taken.

Benodigde kennis bij de vrijwilligers

·      Kennis van Microsoft Excel

·      Kennis van een geldstorting bij de bankautomaat

·      Accuraatheid

·      Bereidheid om met enige contanten op zak naar een bank te gaan

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 2

O.4   AED beheer en organiseren AED trainingen

Doelstelling:

Zorg voor het onderhoud van het AED apparaat en voor een goed verloop van de organisatie van de AED trainingen.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

Het beheer en de organisatie van de trainingen wordt in het bestuur vertegenwoordigd door de voorzitter recreantencommissie

Taken gedurende het gehele seizoen.

Beheer van het apparaat:

·      regelmatig controleren van het apparaat

·      tijdig verwisselen van batterijen en pads

·      eventuele updates van AED installeren

Organiseren van trainingen:

·      organiseren van herhalingslessen voor leden bij ?? NOTK (eenmaal per jaar)

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak:  

O.5   Beheer sleutels NOG TE BESPREKEN!!

Doelstelling:

Zorg voor een overzichtelijk sleutelbeheer en uitleenfaciliteit van sleutels

Let op: Het gaat hierbij niet om de uitgifte van parksleutels aan (nieuwe) leden en de administratie van statiegelden voor die sleutels. Voor deze taak wordt verwezen naar:

O.2   Ledenadministratie

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

De sleutelbeheerder rapporteert aan de vicevoorzitter van het bestuur 

Taken gedurende het gehele seizoen.

1.    Beheer van sleutels:

·      Het houden van originele sleutels(moedersleutel en certificaat van originaliteit)van toegangshek(ken), clubhuis en verlichtingscontrolekastje

·      Het houden van originele sleutels van bargedeelte clubhuis, voorraadruimte,

·      Het houden van originele sleutels van onderhoudsmaterialenruimte, trainer materialenruimte,  

2. Uitleenfaciliteit van sleutels

·      Het uitlenen van toegangssleutels voor het uitvoeren van een bardienst door bardienstvrijwilligers

·      Het uitlenen van sleutels ten behoeve van (technisch) onderhoud door bedrijven

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak : 2

 

S.      Sponsorwerving

Doelstelling:

Sponsoren werven; contracten afsluiten en continueren.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden.

Sponsorwerving is een gedelegeerde verantwoordelijkheid onder de penningmeester.

Taken gedurende het hele seizoen.

·      Het werven van nieuwe sponsoren en het verlengen van sponsorcontracten voor advertenties in de digitale nieuwsbrief.

·      Het werven van nieuwe sponsoren en het verlengen van sponsorcontracten voor advertenties op de website www.tobtennis.nl

·      Het werven van nieuwe sponsoren en het verlengen van sponsorcontracten voor borden langs de tennisvelden.

·      Het werven van een nieuwe hoofdsponsor en het verlengen van hoofdsponsorcontracten 

De taken concentreren zich in de maanden november en december voor de aanvang van het nieuwe kalenderjaar. Gebruik wordt gemaakt van standaard sponsorcontracten, de financiële afhandeling wordt uitgevoerd door de penningmeester.

Maximaal aantal vrijwilligers nodig voor deze taak: 3

 

T.      Toernooi-activiteiten

Doelstelling;

Het organiseren van toernooien waarbij prestatie en gezelligheid voorop staan

Vertegenwoordiging en bevoegdheden;

De toernooicommissie is samengesteld volgens:

·      voorzitter

·      commissieleden (3—10)

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. De voorzitter van de commissie is direct vertegenwoordigd in het bestuur

Taken gedurende het hele seizoen.

·      Het organiseren van open toernooien zoals het TOB Open (voorjaar en najaar.

·      Het organiseren van de clubkampioenschappen enkel en dubbel.

·      Het organiseren van gezelligheidstoernooien zoals het snerttoernooi, het invitatietoernooi , WimbleTOB en de ladiesnight.

·      Het realiseren van nieuwe toernooien.

·      De promotie van een clubtoernooi verzorgen via nieuwsbrief, affiche en de website. Bij open toernooien tevens gebruik van Toernooiplanner en de website www.toernooi.nl

·      Na het toernooi zorgen voor financiële afwikkeling door de voorzitter van de toernooicommissie. Voor alle kosten nota’s overhandigen.

·      In eerstvolgende nieuwsbrief en op de website de uitslagen en bijzonderheden van toernooien publiceren.

Benodigde kennis/eisen aan de vrijwilligers

·      In bezit van (of bereidwilligheid tot het volgen van cursus) VTL certificaat (Vereniging Toernooi Leider)–is niet voorwaardelijk om toe te treden als vrijwilliger in deze categorie 

Maximaal aantal vrijwilligers voor deze taak: 10

 

W.     Wedstrijd-technische commissie

Doelstelling:

Het goed laten verlopen van de verschillende door de KNLTB georganiseerde competities, hierna te noemen competitie.

Vertegenwoordiging en bevoegdheden:

De wedstrijd-technische commissie is samengesteld volgens:

·      voorzitter, tevens Vereniging Competitie Leider VCL

·      commissieleden (0—3)

De commissie is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. De voorzitter van de commissie is direct vertegenwoordigd in het bestuur

Taken VCL gedurende het hele seizoen.

·      Het aanreiken en verwerken van de aanmeldingsformulieren voor de verschillende competities. Het aanreiken van het aanmeldingsformulier geschiedt door middel van plaatsing op de website en/ofhet verzenden van de aanmeldingsformulieren naar de verschillende aanvoerders. Het definitief aanmelden van de competitieteams dient uiterlijk op een door een KNLTB vastgestelde datum via de website van de KNLTB te geschieden.

·      De VCL zorgt dat de competitiebescheiden van de ingeschreven teams wordt opgehaald bij de door de KNLTB georganiseerde VCL-bijeenkomst dan wel op de website van de KNLTB beschikbaar gesteld. Dit betreffen de indelingen van de verschillende teams, competitiereglementen en overige regelgeving.

·      Voor aanvang van de competitie stelt de VCL voor alle speeldagen een baanindeling voor de thuisspelende teams op.

·      Voor aanvang van de competitie stelt de VCL de aanvangstijden voor de verschillende teams vast.

·      De VCL zorgt ervoor dat de wedstrijddetails via de website van de KNLTB worden ingevoerd. Dit betreft de aanvangstijden van de verschillende thuiswedstrijden, de naam van de aanvoerder en telefoonnummer en eventuele overige bijzonderheden.

·      De VCL is verantwoordelijk voor een correcte ontvangst van de bezoekende competitieteams.

·      Tijdens de competitie draagt de VCL er zorg voor dat de competitiewedstrijden goed verlopen. Dit betreft het toezien dat de gemaakte baanindeling door de competitieteams goed wordt nageleefd

·      De VCL dient erop toe te zien dat het competitiereglement wordt nageleefd. Bij geconstateerde onregelmatigheden of overtredingen zal de VCL contact opnemen met de aanvoerder van het desbetreffende team. Afhankelijk van de aard, zal de VCL passende maatregelen nemen.

·      In geval van onenigheid op de baan (spelregels) of onsportief gedrag van eigen of bezoekende spelers kan de VCL worden ingeschakeld. Deze zal in overleg treden met de aanvoerders van de thuis-en uitspelende teams met als doel tot een passende oplossing te komen.

·      De VCL voorziet de competitieteams tijdens de competitie van informatie. Dit betreft o.a. de publicatie van de uitslagen en standen in het clubgebouw en overige relevante competitie-informatie.

·      De VCL is gedurende het jaar de vraagbaak voor competitiespelers of potentiële competitiespelers. De vragen kunnen reglementair of algemeen van aard zijn. In geval van onduidelijkheden (bijv. reglement) is de VCL aangewezen om contact op te nemen met het regiokantoor van de KNLTB met het doel de gestelde vraag van de competitiespeler passend te beantwoorden.

·      Bestaande en nieuwe leden informeren en motiveren om deel te nemen aan de competitie daaronder begrepen het indelen of voordragen van een potentiële competitiespeler in een bij hem of haar passend team, daarbij rekening houdende met geslacht, leeftijd en speelniveau.

·      Indien aanvullende VCL’ers nodig zijn stimuleert de VCL leden van S.V. T.O.B., afdeling tennis Tennis zich als vrijwilliger aan te melden voor deze functie. Eventueel zal deze de VCL Cursus via de KNLTB volgen.  

Benodigde kennis/eisen aan de vrijwilligers

·      In bezit van (of bereidwilligheid tot het volgen van cursus) VCL certificaat –is niet voorwaardelijk om toe te treden als vrijwilliger tot deze categorie

Maximaal aantal vrijwilligers voor deze taak: 4.